INTRODUZIONE
Il presente Codice Etico (di seguito, il "Codice") illustra l'insieme dei principi etici e morali che sono alla base dell'attività di I.O.I. Srl - Industrie Ottiche Italiane (di seguito, "Società") nonché le linee di comportamento adottate dalla Società sia all'interno della propria attività (nei rapporti tra il personale dipendente) sia all'esterno (nei rapporti con le istituzioni, i fornitori, i clienti, i partner commerciali, le organizzazioni politiche e sindacali nonché gli organi d'informazione (di seguito, i "Portatori di Interessi").
Il rispetto di tali principi è di fondamentale importanza per raggiungere la missione aziendale di I.O.I. Srl e per garantire la sua reputazione nel contesto socio-economico nel quale opera.
Preliminarmente si evidenzia che I.O.I. Srl crede fermamente che ogni attività debba essere svolta eticamente, riconoscendosi nel principio sancito dall'art. 41 della Costituzione, in base al quale l'iniziativa economica privata "non può svolgersi in contrasto con l'utilità sociale o in modo da recare danno alla sicurezza, alla libertà, alla dignità umana."
Il presente Codice è vincolante per gli amministratori e i dipendenti di I.O.I. Srl, nonché per tutti coloro che operano e collaborano, stabilmente o a tempo determinato, per conto della Società (di seguito, i "Destinatari").
Al Codice verrà data ampia diffusione nell'ambito della struttura di governance interna, e larga comunicazione all'esterno, anche attraverso il proprio sito internet.
I.O.I. Srl si impegna altresì ad adottare ogni ulteriore disposizione affinché possano essere puntualmente divulgati ed applicati i principi e le prescrizioni del Codice.
1. PRINCIPI GENERALI
La condotta dei Destinatari, a tutti i livelli aziendali, è improntata ai principi di legalità, correttezza, non discriminazione, riservatezza, diligenza e lealtà.
1.1. Legalità
I.O.I. Srl opera nell’assoluto rispetto della legge, dei regolamenti vigenti e del presente Codice. Tutti i Destinatari sono pertanto tenuti a osservare ogni normativa applicabile e ad aggiornarsi costantemente sulle evoluzioni legisltative.
La Società considera la trasparenza dei bilanci e della contabilità un principio fondamentale per l’esercizio della propria attività e per la tutela della propria reputazione.
In nessun caso il compimento di atti nell’interesse di IOI può giustificare una condotta illecita o scorretta o comunque contraria a leggi, regolamenti o al presente Codice Etico che, se comunque realizzata, comporta l’applicazione da parte della società di provvedimenti sanzionatori.
1.2. Correttezza
La correttezza e l’integrità morale sono un dovere indefettibile per tutti i Destinatari.
I Destinatari sono tenuti a non instaurare alcun rapporto privilegiato con terzi, che sia frutto di sollecitazioni esterne finalizzate ad ottenere vantaggi impropri.
Nello svolgimento della propria attività i Destinatari sono tenuti e non accettare donazioni, favori o utilità di alcun genere ( salvo oggetti di modico valore) e, in generale, a non accettare alcuna contropartita al fine di concedere vantaggi a terzi in modo improprio.
A loro volta, i Destinatari non devono effettuare donazioni in denaro o di beni a terzi o comunque offrire utilità o favori illeciti di alcun genere (salvo oggetti di modico valore oppure omaggi di cortesia commerciale autorizzati dalla Società) in connessione con l’attività da essi prestata a beneficio di I.O.I. Srl.
L’intrinseca convinzione di agire nell’interesse della Società non esonera i Destinatari dall’obbligo di osservare puntualmente le regole ed i principi del presente Codice.
1.3. Non discriminazione
Nei rapporti con Portatori di Interessi ed in particolare nella selezione e gestione del personale, nell’organizzazione lavorativa, nella scelta, selezione e gestione dei fornitori, nonché dei rapporti con gli Enti e le Istituzioni, I.O.I. Srl evita e ripudia ogni discriminazione concernente l’età, il sesso, la razza, gli orientamenti sessuali, lo stato di salute, le opinioni politiche e sindacali, la religione, la cultura e la nazionalità dei suoi interlocutori.
I.O.I. Srl, al contempo, favorisce l’integrazione, promuovendo il dialogo interculturale, la tutela dei diritti delle minoranze e dei soggetti deboli.
1.4. Riservatezza
I.O.I. Srl si impegna ad assicurare la protezione e la riservatezza dei dati personali dei Destinatari e dei Portatori di Interessi, nel rispetto di ogni normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.
I Destinatari sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate, apprese in ragione della propria attività lavorativa, per scopi estranei all’esercizio di tale attività, e comunque agire sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza assunti da I.O.I. Srl nei confronti di tutti i Portatori di Interesse.
In particolare, i Destinatari sono tenuti alla massima riservatezza su documenti idonei a rivelare know-how, informazioni commerciali, di trasporto e operazioni societarie.
1.5. Diligenza
I rapporti tra I.O.I. Srl ed i propri dipendenti è fondato sulla reciproca fiducia: i dipendenti sono, pertanto, tenuti a operare per favorire gli interessi dell’azienda, nel rispetto dei valori di cui al presente Codice.
I Destinatari devono astenersi da qualsiasi attività che possa configurare conflitto con gli interessi di I.O.I. Srl rinunciando al perseguimento di interessi personali in conflitto con i legittimi interessi della Società.
Nei casi in cui si possa raffigurare la possibilità di sussistenza di un conflitto di interessi, i Destinatari sono tenuti a rivolgersi, senza ritardo, al proprio superiore gerarchico affinché l’azienda possa valutare, ed eventualmente autorizzare, l’attività potenzialmente in conflitto.
Nei casi di violazione, la Società adotterà ogni misura idonea a far cessare il conflitto di interessi , riservandosi di agire a propria tutela.
1.6. Lealtà
I.O.I. Srl ed i Destinatari si impegnano a realizzare una concorrenza leale, nel rispetto della normativa nazionale e comunitaria, nella consapevolezza che una concorrenza virtuosa costituisce un sano incentivo ai processi di innovazione e sviluppo, tutela altresì gli interessi dei consumatori e della collettività.
2. RAPPORTI CON I DIPENDENTI E CON I COLLABORATORI
2.1. Selezione del personale
La valutazione e selezione del personale sono effettuati secondo correttezza e trasparenza, rispettando le pari opportunità al fine di coniugare le esigenze di I.O.I. Srl, con i profili professionali, le ambizioni e le aspettative dei candidati.
I.O.I. Srl si impegna ad adottare ogni provvedimento utile ad evitare ogni forma di favoritismo nel processo di selezione del personale utilizzando criteri oggettivi e meritocratici, nel rispetto della dignità dei candidati nonché nell’interesse al buon andamento dell’azienda.
Il personale assunto, anche mediante l’attuazione del presente Codice, riceve un’informazione chiara e corretta circa ruoli, responsabilità, diritti e doveri delle parti.
2.2. Gestione del personale
I.O.I. Srl tutela e valorizza le proprie risorse umane, impegnandosi a mantenere costanti le condizioni necessarie per la crescita professionale, le conoscenze e le abilità di ogni persona, effettuando l’opportuna formazione per l’aggiornamento professionale e qualsiasi iniziativa volta a perseguire tale scopo.
I.O.I. Srl promuove la partecipazione dei lavoratori alla vita dell’azienda, fornendo strumenti partecipativi in grado di raccogliere l’opinione ed i suggerimenti dei lavoratori, garantendo la loro più ampia partecipazione.
Ferma restando la massima disponibilità nei confronti della Società, nessun lavoratore può essere obbligato a eseguire mansioni, prestazioni o favori non dovuti in base al proprio contratto di lavoro ed al proprio ruolo all’interno dell’azienda.
La Società si impegna fermamente a contrastare episodi di mobbing, stalking, violenza psicologica ed ogni comportamento discriminatorio o lesivo della dignità della persona dentro e fuori i locali aziendali.
I rapporti tra dipendenti devono svolgersi con lealtà, correttezza e rispetto reciproco, in osservanza dei valori della civile convivenza e della libertà delle persone.
3. AMBIENTE DI LAVORO
I.O.I. Srl si impegna ad offrire al proprio personale un ambiente di lavoro sano, sicuro e rispettoso della dignità dei lavoratori.
La sicurezza sui luoghi di lavoro è assicurata sia implementando rigorosamente le disposizioni previste dalla legge in vigore, sia promuovendo attivamente la cultura della sicurezza attraverso specifici programmi formativi. La formazione del personale rappresenta un elemento centrale del sistema di gestione adottato.
I.O.I. Srl tutela la salute dei propri lavoratori, garantendo altresì il rispetto delle norme igieniche e di prevenzione sanitaria.
4. GESTIONE DELL’IMPRESA
4.1. Osservanza delle procedura interne
I.O.I. Srl ritiene che l'efficienza gestionale e la cultura del controllo siano elementi indispensabili per il raggiungimento degli obiettivi.
I Destinatari sono tenuti alla rigorosa osservanza delle procedure e delle istruzioni interne all'azienda.
I Destinatari devono agire in base ai rispettivi profili di autorizzazione e devono conservare ogni idonea documentazione per tenere traccia delle azioni intraprese per conto dell'azienda.
4.2. Gestione contabile
Nell’attività di gestione contabile, i Destinatari sono chiamati ad agire nel rispetto dei principi di veridicità, accuratezza e trasparenza, affinché sia tutelata la reputazione di I.O.I. Srl sia internamente che esternamente.
Il rispetto di tali principi consente altresì all'azienda di pianificare le proprie strategie operative in base alla sua reale situazione economica e patrimoniale.
Tutte le voci riportate in contabilità devono essere, pertanto, supportate da documentazione completa, chiara e valida, evitando qualsiasi forma di omissione, falsificazione e/o irregolarità.
In caso di elementi patrimoniali o economici fondati su valutazioni e stime, la relativa registrazione deve ispirarsi a criteri di ragionevolezza e prudenza.
4.3. Tutela del patrimonio
I Destinatari esercitano le proprie funzioni cercando di razionalizzare e contenere l'uso delle risorse aziendali.
I Destinatari sono tenuti alla corretta applicazione delle disposizioni relative alla sicurezza per proteggere i dispositivi hardware da accessi non autorizzati, che potrebbero gravemente ledere i diritti alla protezione dei dati personali del personale e dei clienti di I.O.I. Srl.
5. RAPPORTI CON L’ESTERNO
5.1. Rapporti con Autorità e Pubbliche Amministrazioni
I rapporti con le Autorità e con la Pubblica Amministrazione devono essere improntati alla massima chiarezza, trasparenza e collaborazione, nel pieno rispetto della legge e secondo i più alti standard morali e professionali.
I Destinatari, salva espressa autorizzazione, non possono relazionarsi in nome e per conto di I.O.I. Srl con le Autorità e con la Pubblica Amministrazione.
Nei rapporti con i Pubblici Ufficiali, con gli Incaricati di Pubblico Servizio, e la Pubblica Amministrazione in generale, i Destinatari autorizzati si atterrano a massimi livelli di correttezza e integrità, astenendosi da qualsiasi forma di pressione, esplicita o velata, finalizzata a ottenere qualsiasi vantaggio indebito per sé o per I.O.I. Srl.
A tal proposito i Destinatari autorizzati saranno tenuti a osservare strettamente quanto disposto dal presente Codice, nonché, più in generale, a quanto previsto dalle direttive impartite dal management di I.O.I. Srl.
5.2. Rapporti con organizzazioni politiche e sindacali
I.O.I. Srl non favorisce o discrimina alcuna organizzazione politica o sindacale.
La Società si astiene dal fornire qualsiasi contributo indebito sotto qualsiasi forma a partiti, sindacati o altre formazioni sociali, salvo specifiche deroghe e comunque sempre nei limiti di quanto consentito dalle norme vigenti.
I Destinatari sono tenuti ad astenersi da qualsiasi pressione diretta, indiretta o millantata nei confronti di esponenti politici o rappresentanti sindacali.
5.3. Doveri in capo a dipendenti, agenti e collaboratori
Attraverso i propri comportamenti, i dipendenti, i collaboratori e gli agenti sono tenuti a: tutelare la rispettabilità e l’immagine di IOI; provvedere all’organizzazione ed alla gestione dei propri incarichi nel rispetto delle normative vigenti e delle disposizioni ricevute; ispirare sempre i propri comportamenti a principi di onestà, correttezza, lealtà e buona fede; evitare conflitti di interesse ; non accettare incarichi professionali esterni che interferiscano con le mansioni svolte in nome e per conto della società. Tutti i soggetti citati sono soggetti ai vincoli indicati dall’articolo 2105 del Codice Civile, secondo il quale «il prestatore di lavoro dipendente non deve trattare affari per conto proprio o di terzi, in concorrenza con l’imprenditore, né divulgare notizie attinenti all’organizzazione ed ai metodi di produzione dell’impresa o farne uso in modo da poter arrecare ad essa pregiudizio».
E’ vietato dunque, anche per interposta persona, compiere operazioni finanziarie o commerciali allo scopo di trarne profitto, qualora esse siano basate o agevolate dal possesso di informazioni riservate o comunque di informazioni di cui i soggetti qui indicati siano venuti a conoscenza nell’esercizio della propria funzione aziendale (cosiddetti fenomeni di insider dealing ed insider trading), ed in merito al trattamento delle quali essi sono soggetti al vincolo della massima riservatezza. Nello specifico, ed al fine di evitare qualsiasi tipo di conflitto d’interessi, ai dipendenti è fatto divieto di accettare regali, inviti o altro genere di liberalità, salvo che abbiano un valore commerciale do modico valore. In tale evenienza è fatto obbligo al dipendente, destinatario dell’indicata offerta, di renderne immediata comunicazione al superiore gerarchico a cui viene demandata la facoltà di autorizzare il dipendente ad accettare l’omaggio. Dipendenti, collaboratori ed agenti sono inoltre tenuti a: operare per il raggiungimento degli obiettivi aziendali; impegnarsi allo scopo di mantenere un elevato grado di soddisfazione e fidelizzazione della clientela e garantendo, comunque, gli standard qualitativi previsti; fornire una periodica e completa informativa dell’attività svolta; informare la Società su quanto a loro conoscenza ed in grado di influenzarne l’attività e gli interessi; preservare l’integrità del patrimonio di IOI, anche mediante un corretto utilizzo delle risorse aziendali; utilizzare i beni aziendali concessi in dotazione e/o a titolo di benefit, in modo conforme alla normativa vigente, e nel rispetto delle regole aziendali e dei principi del Codice Etico. Gli obblighi di lealtà e correttezza nei confronti di IOI devono essere rispettati in ogni ambito e circostanza, anche in fase successiva alla cessazione del rapporto di collaborazione professionale.
5.4. Rapporto con clienti e fornitori
I Destinatari si rapportano con i terzi con cortesia, competenza e professionalità, nella convinzione che dalla loro condotta dipende la tutela dell’immagine e della reputazione dell’azienda e conseguentemente il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
In particolare, i Destinatari devono astenersi da qualsiasi forma di comportamento sleale o ingannevole che possa indurre i clienti o i fornitori a fare affidamento su fatti o circostanze infondati.
I Destinatari sono tenuti impegnarsi con costanza per offrire servizi puntuali e di alta qualità ai clienti, cercando di limitare qualsiasi forma di disservizio o ritardo al fine di massimizzare la soddisfazione della clientela.
Le relazioni con i fornitori sono improntate a lealtà, correttezza e trasparenza.
La scelta dei fornitori viene effettuata in base a criteri oggettivi di economicità, opportunità ed efficienza.
È preclusa la scelta di fornitori su basi meramente soggettive e personali o, comunque, in virtù di interessi contrastanti con quelli di società.
I Destinatari devono porre in essere ogni controllo possibile affinché anche fornitori e clienti siano in grado di rispettare i principi etici fondamentali di cui al presente Codice.
6. SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO
Il rispetto delle prescrizioni del presente Codice è affidato alla prudente, ragionevole ed attenta sorveglianza di ciascuno dei Destinatari, nell’ambito dei rispettivi ruoli e funzioni all’interno dell’azienda.
Tutti i Destinatari sono invitati a riportare ai loro diretti superiori i fatti e le circostanze potenzialmente in contrasto con i principi e le prescrizioni del presente Codice.
Il management di I.O.I. Srl e gli organi all’uopo preposti adottano ogni necessaria misura per porre fine alle violazioni, potendo ricorrere a qualsiasi provvedimento disciplinare nel rispetto della legge e dei diritti dei lavoratori, ivi inclusi i diritti sindacali.
7. LINEE GUIDA DEL SISTEMA SANZIONATORIO
Il sistema di controllo interno è orientato all’adozione di strumenti e metodologie volti a contrastare i potenziali rischi aziendali, al fine di garantire il rispetto non solo delle leggi, ma anche delle disposizioni e procedure interne.
Infatti, la violazione dei principi fissati nel Codice e nelle procedure indicate nei controlli interni compromette il rapporto fiduciario tra la Società ed i propri amministratori, dipendenti, consulenti, collaboratori a vario titolo, clienti, fornitori, partners commerciali e finanziari.
Tali violazioni saranno quindi immediatamente perseguite da I.O.I. Srl in maniera incisiva e tempestiva, mediante l’adozione di provvedimenti disciplinari adeguati e proporzionati.
Gli effetti delle violazioni del Codice Etico e dei protocolli interni devono essere tenuti in considerazione da tutti coloro che, a qualsiasi titolo, intrattengono rapporti con I.O.I. Srl. A seconda della gravità della condotta posta in essere dal soggetto coinvolto in una delle attività illecite previste dal Codice I.O.I. Srl provvederà senza indugio a prendere i provvedimenti opportuni, indipendentemente dall’eventuale esercizio dell’azione penale da parte dell’autorità giudiziaria.
Fermo quanto sopra esposto, i comportamenti in violazione del Codice Etico costituiscono:
- grave inadempimento per i dipendenti (operai, impiegati, quadri e dirigenti), con le sanzioni, applicate a seconda della gravità, previste dal CCNL di categoria (rimprovero verbale, rimprovero scritto, multa non superiore a tre ore di retribuzione, sospensione dal lavoro e dalla retribuzione fino ad un massimo di tre giorni lavorativi, licenziamento per giusta causa o giustificato motivo); nel caso di pendenza del procedimento penale ovvero di esecuzione di un provvedimento restrittivo della libertà personale assunto nei confronti del dipendente, prima di adottare il provvedimento disciplinare, potrà essere adottata la sanzione della sospensione dal servizio e dalla retribuzione, per la durata corrispondente all’esito del procedimento penale ovvero fino al termine della durata del provvedimento restrittivo della libertà personale;
- giusta causa per revoca del mandato agli amministratori;
- causa di risoluzione immediata del rapporto, nei casi più gravi, per i collaboratori esterni e parasubordinati;
- causa di risoluzione immediata del rapporto, nei casi più gravi, per i fornitori, appaltatori e subappaltatori.
L’individuazione e l’applicazione delle sanzioni terrà sempre conto dei principi generali di proporzionalità e di adeguatezza rispetto alla violazione contestata.
In tutte le suddette ipotesi, I.O.I. Srl si riserva altresì il diritto di esercitare tutte le azioni che riterrà opportune per il risarcimento del danno subito in conseguenza del comportamento in violazione del Codice Etico.